1.3.3  L’équipe sur le stand

Afin d’animer le stand et de rencontrer les visiteurs, le chef de projet du salon doit constituer une équipe capable de remplir les objectifs fixés par l’entreprise. Nous allons voir dans cette partie, quels sont les intervenants les plus importants sur les stands et quelles seront leurs missions. 

Tout d’abord, comme nous l’avons vu précédemment, le chef de projet a géré l’organisation en amont et est donc la personne la plus au courant des opérations. Sa présence sur le stand, ou tout du moins les premiers jours du salon, est donc importante. Cependant ce chef de projet ne se déplace pas toujours sur le stand puisque ce sont prioritairement les commerciaux qui se rendent aux salons étant donné qu’ils sont plus à même de renseigner les clients.

Les commerciaux sont en contact avec les clients tout au long de l’année, ils connaissent donc mieux leurs interlocuteurs. De plus, ce sont eux qui vont gérer la relation client ou bien les affaires en cours. Ils vont aussi tenter de décrocher de nouvelles affaires et développer le business de l’entreprise.

Cependant, durant les gros salons, la présence des commerciaux n’est pas suffisante. Durant un tel salon, la présence du responsable commercial est conseillée pour rencontrer les gros clients et ainsi leur donner encore plus d’importance. De plus, c’est le responsable commercial qui fixe les objectifs commerciaux de l’entreprise et qui détermine l’importance des salons. Grâce à sa présence sur le stand il pourra juger de l’efficacité du salon et exploiter par la suite ses retombées. 

Durant les gros salons, le responsable communication joue également un rôle important puisque c’est lui qui a élaboré les messages, les supports et suivi l’agencement du stand. De plus il sera le principal interlocuteur des journalistes et des relations publiques. Cette personne sera souvent responsable des messages délivrés à la presse pendant le salon et souvent le porte parole de l’entreprise.

Suivant les objectifs du salon, la présence d’ingénieurs peut permettre de renseigner les clients et prospects sur des spécificités très techniques d’un produit et d’effectuer des démonstrations. Si l’objectif du salon est de communiquer sur un nouveau produit ou un nouveau savoir-faire la présence d’ingénieurs peut là aussi être intéressante et donner plus de crédibilité au message. Il faut également prévoir certains membres du personnel pour accueillir les invités sur le stand et les diriger vers le bon interlocuteur. Cette mission peut être gérée par les assistants commerciaux, puisqu’ils connaissent de manière générale les produits et ils savent vers qui orienter les visiteurs. A défaut, la présence d’hôtesses peut également permettre d’accueillir les visiteurs.

L’équipe du salon sera le seul contact humain avec les visiteurs durant le salon. Il faut donc déterminer bien à l’avance qui sera sur le stand, les missions, les jours de présences… Enfin, il faut bien informer les équipes des messages qui doivent être diffusés ou non, d’où le rôle important de la communication interne dans l’organisation d’un salon. Il faut communiquer en interne et en amont pour mobiliser les équipes, mais il faut également informer l’ensemble de la masse salariale de la participation au salon.

Une fois l’organisation du salon en amont terminée, il reste encore de nombreux points à gérer durant le salon mais aussi après celui-ci. Nous allons donc à présent étudier quelles sont les actions à mener durant le salon, et comment exploiter par la suite les informations obtenues durant les quelques jours d’exposition.