2.3.1  Les contraintes organisationnelles

Lorsqu’une entreprise participe à un salon, elle doit s’adapter aux contraintes imposées par l’organisateur mais également aux autres contraintes qui viennent s’ajouter telles que le pays d’accueil du salon, sa taille, l’agencement des halls d’exposition… Face à ces contraintes, l’entreprise doit trouver des solutions si elle souhaite optimiser sa participation.

Dans un premier temps, l’entreprise doit lire et examiner avec beaucoup d’attention le guide technique proposé par les organisateurs du salon. C’est dans ce guide que l’exposant trouvera toutes les informations relatives à l’agencement du stand, tels que la hauteur maximum des élingues, le retrait nécessaire par rapport aux allées, les installations spécifiques autorisées… En effet, pour certaines activités des aménagements spécifiques sont nécessaires comme un arrivée d’eau ou de gaz sur le stand. Pour cela des autorisations bien spéciales sont nécessaires. Lorsqu’une entreprise conçoit son propre stand, elle doit également envoyer les plans aux organisateurs pour que ces derniers vérifient la conformité des installations et de l’aménagement. Cette contrainte supplémentaire peut réduire le délai imparti pour la conception du stand avec un envoi des plans du stand qui doit s’effectuer deux mois et demi avant le début du salon.

Durant les salons à l’étranger le nombre de contraintes augmente également. En effet les organisateurs doivent envoyer le stand, la documentation, les objets promotionnels à l’avance pour tenir les délais. De plus ils doivent prévoir le temps nécessaire pour les opérations de dédouanement lorsque le salon se situe hors de la zone européenne. Ces opérations peuvent durer quelques jours et sont parfois difficiles à débloquer. A titre d’exemple, durant un salon en Inde, le stand d'une entreprise du CAC40 ainsi que la documentation n’ont pas pu être dédouanés et l’équipe salon a du se présenter sur un stand presque vide. L’image de l’entreprise est alors remise en cause ainsi que les objectifs du salon. On comprend donc bien l’importance de prévoir des délais suffisants, mais également de s’adapter à la culture du pays. Selon les pays, les attentes des clients et prospects ne sont pas les mêmes. En fonction de la culture du pays et de son histoire, les messages ainsi que les visuels doivent être adaptés. Cette adaptation à la culture du pays sera d’autant plus appréciée par les visiteurs et le message sera mieux reçu.

Nous l’avons évoqué précédemment, les salons sont également des lieux propices à la veille concurrentielle. Pour éviter l’espionnage, l’entreprise doit donc définir en amont les messages qu’il ne faut pas divulguer et transmettre. Cette information doit être communiquée à toute l’équipe salon. L’entreprise peut également limiter la distribution d’échantillons voir même de documents commerciaux. Par exemple, mettre ses plaquettes commerciales à disposition sur le stand, mais elles ne seront pas accessibles depuis les allées. Cette organisation permet de limiter la distribution des plaquettes. Enfin, pour limiter les vols lorsque des produits sont exposés, il est préférable de les présenter à l’intérieur de vitrines fermées à clés ou bien sous la surveillance d’un collaborateur.

L’ensemble de ces contraintes est à prendre en considération bien à l’avance pour trouver les solutions les plus adéquates et les plus efficaces. Cependant, même en étant prévoyante, une entreprise peut être exposée à des éléments inattendus qui peuvent faire échouer la participation à un salon.